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クリックするだけでSkypeで電話番号へ発信できます [便利な機能]

FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)には「電話をかける」というスクリプトがあります。これを使うと電話番号フィールドに入力した電話番号をダイアルして発信することができるのですが、現在ではWindowsのみの機能で、Macでは機能しませんし、コンピュータに電話機を接続できるモデムが接続されている必要があり、あまり実用的な機能ではなくなっています。

そこで、以下のFileMaker Pro(ファイルメーカーPro)用住所録ではクリックするだけで電話番号フィールドに入力されている電話番号にSkypeで発信できるようにしています。これならMacでもWindowsでも電話をかけることができます。

Skypeで電話をかける場合は有料なのですが、固定電話にかけ放題の月額プランなら695円ですし、携帯やIP電話にかける場合は「Skype クレジット」を購入すると国内なら1分/17円程度で電話をかけることが可能です。

データベースに入力されている電話番号をそのままダイアルできるので、営業の電話をかけるものとても楽になります。
ぜひお試しください。

<対象システム>
ビジネス住所録 InfoStation/Biz
コンパクト住所録 InfoStation/mini


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1クリックでメールサーバへバックアップ [便利な機能]

先日、中国で大きな地震がありました。その数日前には茨城県沖を震源とする震度5弱の地震があり、こちらでもかなりの揺れを感じ、突然大きな地震が起きたら身一つで逃げるのが精いっぱいだと改めて思いました。

個人事業者でも企業でもデータベースは最も重要な財産です。突然のハードディスクの故障に備え、別のハードディスクやCD-Rにバックアップをしていると思いますが、大きな地震や火事といった事態が起きればまったく無意味です。ハードディスクは簡単に壊れますし、CD-Rも火に包まれたら終わりです。

ですから、バックアップは「別の場所」にしておくと安心です。
FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)用顧客管理システムInfoStationシステムなら「1クリックでメールサーバへバックアップ」することができます。

「メールサーバへバックアップ」というのは一般的ではありませんが、「gmail」等の大容量メールサービスを使用し、そのアドレス宛にデータベースのファイルを送信することでデータベースをバックアップする機能です。ウェブメールなのでメールソフトで受信してしまうことがありません。

さらに、フィルタでバックアップのメールをそのままごみ箱に入れてしまいます。「gmail」の場合、ごみ箱の中身は30日で削除されますので、容量がいっぱいになることがありません。

ただし、「gmail」の場合なら送信できるファイルは20MBまでとなっていますので、それ以上の容量がある場合は使用できませんが、InfoStationシステムでは1ファイルごとに1通のメールを送信するため、一般的な企業のデータベースなら問題なく、送信できます。

ファイルは圧縮されずにそのままそうしんするため、少々時間がかかりますが、突然の災害に備えた保険としてユーザーの方は1日の終わりにこの機能を使用してバックアップをしておくことをおすすめします。

<使用方法>
メインデータベースの設定/管理/データ管理 画面で「バックアップ」の「メール」タブをクリックして、送信先のメールアドレスを入力し、カード 画面の[バックアップ]ボタンをクリックします。1ファイル1通のメールが自動的に送信されます。件名にはファイル名と日時が表示されますので管理しやすいです。(メインデータベースの[バックアップ]ボタンのみ使用できます)

※この機能は共有ユーザーは使用できないため、この機能を使用してファイルを持ち出すことはできません。また、共有ユーザーのアカウントではシステムを起動することができないようになっています。


顧客・販売・商品管理システム InfoStation/Pro(9.1.1)
見積〜請求システム InfoStation/Light(9.1.1)
住所録+スケジュール InfoStation/Next(9.1.1)


FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)





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関連スケジュール作成機能 [便利な機能]

FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Pro住所録+スケジュール InfoStation-3/Nextに付属しているスケジュール管理には「関連スケジュール作成機能」があります。

これは入力したスケジュールに別のスケジュールを関連させて管理できる機能です。
例えば、最初に「○○社データベース作成」と入力し、それに必要な様々な予定を関連スケジュールとして入力することで関係のあるスケジュールをまとめて管理できます。

●使用方法:スケジュールを入力するか、関連させるスケジュールを検索などで表示し、入力画面の「関連スケジュール」にある[入力] ボタンをクリックすると、表示しているスケジュールの関連スケジュールとして入力することができます。

また、入力した1つのスケジュールについて「ToDo」「関係者」「経費/予算」を管理することが可能です。

「関係者」はメインデータベース(住所録)の左下にある「登録」タブの「スケジュール関係者登録」にチェックしておくと、メニューで入力でき、メインデータベース(住所録)と連動します。

「経費/予算」はそのスケジュールで使用した経費の管理にも使用でき、「精算済」のチェックもあります。

FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)



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「通信履歴」が記録できます。 [便利な機能]

今年も年賀状の季節ということで、これから宛名印刷をされる方も多いかと思いますが、後から、送ったのか送っていないのかがわからなくなることもあります。

FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Pro見積〜請求システム InfoStation-3/Lite住所録+スケジュール InfoStation-3/Nextにはメインデータベース(住所録)での宛名印刷の際に「通信履歴」に宛名印刷をしたことを記録することができます。「年賀状」などの内容を選択し、宛名印刷をすると、日付と内容を記録できますから、後でわからなくなることがありません。

「通信履歴」はメインデータベース(住所録)の印刷/通信履歴 で見ることができます。

FileMaker Pro(ファイルメーカーPro)また、最新版のメインデータベース(住所録)には「年賀状」「暑中見舞」「お中元」「お歳暮」などのチェック項目を自由に設定してチェックしておくと、ボタンのクリックだけで対象レコードを表示できますので、この機能もぜひご活用ください。



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商品の重量も計算できます [便利な機能]

複数の商品をまとめて発送する際、重量の計算が必要になる場合があります。

アイ・ピー・エスのFileMaker Pro (ファイルメーカーPro)用顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Proなら、商品管理データベースにパッケージを含む商品の総重量を入力しておくだけで、受注時に全重量を表示することができます。

200711191見積〜請求データベースに受注内容を入力すると、重量が計算されている場合は「重」と表示され、下部に合計重量が表示されます。重量から送料を算出する際にも便利な機能です。

200711192


スケジュールを携帯に送信 [便利な機能]

アイ・ピー・エスのFileMaker Pro(ファイルメーカーPro用)顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Pro住所録+スケジュール InfoStation-3/Nextはスケジュールをシステム手帳用リフィル(バイブルサイズ/A5)に印刷することができますが、印刷する時間がないほど忙しいならスケジュールを携帯に送信することもできます。

Schedule_mail_bt送信したい日付のスケジュールを表示し、スケジュール送信ボタンをクリックするだけで、あらかじめ設定されているメールアドレス宛てに送信することができます。

スケジュールは1件ごとに内容を件名にして送信されるため、件名を見るだけでスケジュールを把握でき、完了したスケジュールから削除していくことができます。

さらに、2ユーザー以上で使用する場合、管理者がユーザー全員にスケジュールを一斉送信することもできるため、部下への指示も簡単に行えます。


システム手帳に対応 [便利な機能]

住所録やスケジュールはすぐに見たり、書き込んだりできる点ではやはり手書きの方が便利です。
アイ・ピー・エスのFileMaker Pro(ファイルメーカーPro用)顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Pro住所録+スケジュール InfoStation-3/Nextなら住所録とスケジュールをシステム手帳用リフィル(バイブルサイズ/A5)に印刷することができます。

スケジュールは「月間」「日程」「日程/ToDo」「ToDo」を印刷することができ、用途に応じてご利用いただけます。また、スケジュールには罫線も印刷されるため、空白部分に手書きで書き込むこともできますから、手書きとデータベースの長所を活かしたスケジュール管理が可能です。

※印刷するスケジュールの開始時間は設定することができます。

Schedule


バックアップも万全です [便利な機能]

Tips_backupデータベースの管理において最も気になるのがバックアップです。自分で外部ディスクなどへバックアップするのは面倒なのでつい怠りがちになります。アイ・ピー・エスのFileMaker Pro (ファイルメーカーPro)用データベースInfoStation-3シリーズなら、システムの終了時、および、任意のタイミングで簡単にデータベースのバックアップが可能です。

バックアップ先はシステムを起動しているローカルディスク上のフォルダ(InfoStation-3システムの「Data」フォルダ内の「save」フォルダ)とあらかじめ設定した4つの外部メディアへ同時にバックアップすることができます。

例えば、外部メディアにUSBメモリと外付けディスクを指定しておくとことでシステムの終了時と任意のタイミングでそれぞれのメディアに同時にバックアップすることができ、手間いらずです。しかも、バックアップ先に指定したメディアが見つからない場合はローカルディスク上のInfoStation-3システムの「Data」フォルダ内の「save」フォルダへバックアップします。

Tips_backupbt任意のタイミングでのバックアップは各データベースの[バックアップ]ボタンをクリックするだけです。

●バックアップの設定方法:メインデータベース/設定/データ管理 画面で設定します。MacとWinで設定タブが分かれています。


メールとメルマガに商品情報を差し込めます [便利な機能]

Mail_item2アイ・ピー・エスのInfoStation-3シリーズにはメールの一斉送信とメルマが作成・配信機能があります。さらに、顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Proを試用すると一斉送信するメールやメルマガに「商品管理」データベースの商品情報を差し込むことが可能になり、お客様にさりげなく商品情報を届けることができます。差し込む商品情報は「商品管理」データベースの「登録」メニューの「DMの「PicUp」に表示」をチェックします。

※メールの一斉送信、メルマガの配信は「メインデータベース」の設定/カスタムで行います。(「編集」画面で商品情報を差し込む位置にカーソルを置き、「差込記号」の[商品情報]ボタンをクリックし、差込記号 <商品情報> を挿入します。

Mail_item1


便利な機能:文書作成時にも商品データを有効利用できます [便利な機能]

Tips_iteminfoお客様へのメールや文書作成時に商品名や価格などのデータを入力することはよくあることです。その度に商品データベースやカタログを開くのは時間の無駄です。

アイ・ピー・エスの顧客・販売・商品管理システム InfoStation-3/Proなら文書作成時にも商品データを有効利用できます。

画像のように文書作成画面で必要な商品データを表示させ、本文フィールドにコピー/ペーストかドラッグ&ドロップで簡単に商品データを入力することができます。しかも、必要に応じて「コード」「価格」「規格」「URL」といった表示データを選択することも可能です。

入力した商品データベースのデータを活用し、メールや文書作成時の商品データ入力を省力化し、入力ミスを防止できる便利な機能です。ぜひご活用ください。


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